Przygotowanie do wyjazdu na Magic Fest

Już za tydzień odbędzie się Magic Fest Kraków 2019. Jest to kolejny rok z rzędu, kiedy Polska ma okazję gościć turniej tej rangi. Jeśli ktoś kiedykolwiek był na Magic Feście (kiedyś zwanymi Grand Prix) ten wie jak wspaniały jest to festiwal Magica! Jednak by wyciągnąć jak najwięcej przyjemności z wyjazdu, warto go dobrze zaplanować, by nie mieć nieprzyjemnych niespodzianek które mogą nam zrujnować weekend. Dla tych co mnie nie znają, nazywam się Bartłomiej „Wieszak” Wieszok, jestem sędzią poziomu drugiego (L2 Judge) i bardzo często sędziuję właśnie turnieje typu Magic Fest. Postanowiłem podzielić się w tym artykule z Wami moim bodaj już 5-letnim doświadczeniem w organizowaniu wyjazdów na turnieje.

Tracking stuff

Nawet jeśli planujemy ogarnąć wyjazd tylko na ten jeden Magic Fest i nigdy więcej się za to nie zabierać, polecam przygotować parę małych ułatwień technologicznych, które pomogą nam potem szybko znajdować potrzebne informacje.

Przyda nam się sposób na śledzenie, co związanego z wyjazdem mamy już zorganizowanego, a co musimy jeszcze zrobić. Osobiście do tego celu używam Trello, ale to tylko dla tego, że muszę śledzić progres często paru wyjazdów na raz. Dla pojedynczego wyjazdu może to być tak proste jak plik notatnika na pulpicie w którym będziemy zapisywać co jest na jakim etapie ogarniania. Pierwsze co zapiszemy sobie w pliku, to termin trwania samego Magic Festu. Odnosząc się do tego terminu będziemy organizować poszczególne elementy wyjazdu.

Robiąc różnego rodzaju rezerwacje, będziemy dostawać sporo maili. Jeśli wiem, że planuję pojechać na dany Magic Fest, zaczynam od założenia etykiety w Gmailu, którą będę oznaczał wszystkie maile związane z danym wyjazdem. Jak mamy to już z głowy, to czas na tą bardziej chaotyczną część.

Przed wyruszeniem należy zebrać drużynę

Największą przyjemność z udziału w Magic Feście sprawia możliwość współdzielenia tego wyjazdu wraz z naszymi znajomymi. Czym więcej osób z naszego grona które dzieli z nami hobby tym raźniej! Ale trzeba uważać, bo czym więcej tym również organizacja wyjazdu jest bardziej problematyczna. Pierwszym pytaniem na które musimy sobie więc odpowiedzieć, jak dużą ekipą chcemy jechać i dla jakiej jej części chcemy ogarnąć wyjazd. Możemy jechać samemu, we dwójkę ze znajomym/ą lub w większym gronie. Jeśli jedziemy w większym gronie to możemy albo zorganizować wyjazd dla całej ekipy (nawet 16 osób) lub tylko dla jej części (podzielić się na mniejsze grupy gdzie każda organizuje się samodzielnie). Jeśli podzieliliśmy się na mniejsze grupy, to możemy dodatkowo pełnić rolę koordynatora tych mniejszych grup by na przykład zameldowały się one w tym samym hotelu. Od tego w ile osób chcemy jechać i jak bardzo chcemy koordynować decyzje, będzie zależeć styl w jakim będziemy chcieli ogarniać poszczególne sprawy. Skupimy się tutaj na średnich rozmiarów wyjeździe, 4-6 osób z jednego miasta. Dopiszmy więc do naszego notatnika listę osób z którymi jedziemy.

Termin

Termin jakim dysponujemy na wyjazd jest kolejnym elementem który musimy uwzględnić przy organizacji. Jeśli korzystamy z innego transportu niż samochód, to termin wyjazdu będzie zależeć od metody transportu na wyjazd i vice versa. Samochód daje nam największą swobodę z wyborem terminu, ponieważ jedyne co nas ogranicza to personalne zobowiązania uczestników wyjazdu (praca, studia etc). Jeśli wybierzemy autokar lub pociąg, to tutaj tutaj dodatkowo pojawią się ograniczenia rozkładu jazdy, te jednak najczęściej kursują na tyle często, że też nie powinny stwarzać za dużo problemów.

Najbardziej problematycznym środkiem transportu jeśli chodzi o termin wyjazdu, jest samolot. Do niektórych miejsc linie lotnicze (domyślnie: tanie linie lotnicze) latają tylko parę razy w tygodniu i/lub tylko raz dziennie. Wybierając ten środek transportu, będziemy dość dużo żonglować potencjalnymi lotami w potencjalnych datach za potencjalną cenę.

Pytanie więc na ile dni chcemy pojechać? Najlepiej by było na wszystkie trzy dni Magic Festu – piątek, sobotę i niedzielę. Jeśli jedziemy samochodem, to możemy rozważyć podróż nawet tak krótką jak piątek rano wyjazd, niedziela wieczór powrót. Jeśli lecimy samolotem to polecam okienko czwartek-poniedziałek jako minimalne. Jeśli będziemy chcieli pozwiedzać, to odpowiednio możemy takie okienko wydłużyć. Osobiście wolę zwiedzanie przed Magic Festem, ale czasami cenowo będzie się bardziej opłacać wrócić we wtorek lub w środę, wtedy można takie dni zagospodarować na zwiedzanie.

Przy większej ilości osób może być trudniej znaleźć pasujący wszystkim termin. Pamiętajcie, że niektóre rezerwacje, hotel lub samolot, można rozbić na mniejsze grupy. Nie wszystko musi być robione na jednej rezerwacji.

Transport

Dotarcie na Magic Fest jest największym wyzwaniem przy organizowaniu wyjazdu. W zależności od tego gdzie organizowany jest Magic Fest, będziemy mieli różne możliwości transportu.

Najłatwiejszym do zorganizowania jest oczywiście samochód. Jeśli ktoś kto z nami jedzie ma prawo jazdy i niestraszna mu parogodzinna podróż to większość sprawy mamy z głowy. Opcja samochodu daje nam najwięcej swobody przy ustalaniu terminu wyjazdu. Podobnie ma się sprawa z pociągiem lub autokarem.

Najczęściej jednak będziemy podróżować samolotem. Tanie linie lotnicze latają dość wybiórczo. Sprawdzanie skąd najlepiej polecieć może być kłopotliwe. Osobiście preferuję najpierw sprawdzić siatkę połączeń w formie mapy na stronie Ryanaira lub Wizzira. Trik polega na tym, by wyszukiwać połączenia na mapie z miejsca gdzie jest organizowany Magic Fest a nie z miejsca gdzie mieszkamy. Interesuje nas skąd można dolecieć do np. Barcelony a nie gdzie można dolecieć z Wrocławia. Dodatkowo, latając tanimi liniami lotniczymi, nie musimy kupować biletu w obie strony! Może się zdarzyć tak, że będziemy chcieli wrócić do innego miasta niż to, z którego wylatywaliśmy za pierwszym razem. Jak już spisaliśmy sobie z mapy skąd w dane miejsce dolecimy, czas sprawdzić ceny tych połączeń.

Zapiszmy sobie w notatniku termin lotu (dzień, godzinę) oraz cenę. Następnie, jeśli jest taka potrzeba, wyszukujemy ceny dojazdów na lotnisko i dopisujemy do wyszukanych lotów. Powinniśmy mieć już siatkę potencjalnych połączeń z której możemy wyszukać najbardziej opłacalny dla nas lot. Porównując ceny warto mieć na uwadze koszt noclegu. Jeśli lot w czwartek jest droższy od lotu w środę, ale o kwotę mniejszą niż jaką byśmy przeznaczyli na nocleg ze środy na czwartek, to jest on lepszą opcją. Jeśli ceny naszych lotów i dojazdów w obie strony zaczną oscylować koło 500-600 zł warto rozważyć sprawdzenie normalnych linii lotniczych. Tanie linie lotnicze mają to do siebie, że latają tylko na tańsze w obsłudze lotniska, które z reguły są bardziej oddalone od miast. Może się okazać, że dopłacając względnie małą kwotę jesteśmy w stanie zaoszczędzić sporo czasu na transferach z podmiejskich lotnisk, nie mówiąc o zysku w wygodzie w trakcie samej podróży.

Nocleg

Po ustaleniu kiedy lecimy czas zacząć akomodacji na wyjazd. Osobiście zawsze używam do tego booking.com. Najpierw musimy ustalić w jakiej części miasta nocujemy. Mamy tutaj trzy opcje do wyboru: blisko centrum, blisko miejsca turnieju lub tam gdzie będzie najtaniej. Każda z nich ma swoje plusy jak i minusy.

Blisko centrum pozwoli nam na zwiedzanie miasta oraz odrobinę rozrywki po dniu spędzonym na graniu w karty. Będziemy tam mieli sporą ofertę dostępnych noclegów do wyboru, jednak w zależności od tego jak „bogate” jest to miasto, koszta noclegu mogą być dość wysokie.

Blisko miejsca turnieju ma tą zaletę, że bardzo często będziemy w stanie w mniej niż kwadrans pojawić się na hali turniejowej idąc na piechotę. Taka miejscówka jednak może być odpowiednio droższa z powodu dużego zainteresowania (na Magic Festach pojawia się ponad 2 tysiące osób!) lub z powodu samego faktu znajdowania się koło kompleksu konferencyjnego. Ostatnio również turnieje rozgrywane są w większych kompleksach oddalonych od centrum. Znalezienie czegoś do roboty (restauracji, pubu) po dniu spędzonym na graniu w karty w takiej okolicy może być dość trudne.

Tam gdzie będzie najtaniej jest najlepsze ponieważ jest tanie. Musimy jednak uwzględnić koszta dojazdu do hali turniejowej oraz czas jaki na to poświęcamy. Nie zawsze też taka dzielnica będzie należeć do najprzyjemniejszych.

Czas więc na samo wyszukiwanie noclegu. Tutaj, tak jak w przypadku lini lotniczych, bardzo przydatna będzie mapka oraz filtry jakie oferuje Booking. Najpierw przy użyciu google maps sprawdźmy gdzie znajduje się hala turniejowa. Następnie, jeśli Booking pozwala, wpiszmy nazwę kompleksu bezpośrednio w wyszukiwarkę hoteli. (np: w przypadku Barcelony zamiast wyszukiwać noclegów w centrum, możemy od razu wpisać w wyszukiwarkę targi „Fira Barcelona Gran Via”). Po czym przechodzimy do widoku mapy i dwa najważniejsze dla nas ustawienia to:

wybranie tylko tych zakresów cenowych które nas interesują,
zaznaczenie by wyszukiwarka pokazywała tylko dostępne noclegi (znikną nam wtedy wszystkie pinezki z czerwonym kółkiem oznaczające zapełnione już hotele).